Så får du ordning på arbetsdagen – och minskar stressen
I en hektisk arbetsmiljö, där många projekt och deadlines ska hanteras samtidigt, kan det vara en utmaning att hålla sig strukturerad. På Altitude Meetings, som bland annat driver mötes- och konferenslokalerna STUDIO Meetingpoint, började man för några år sedan leta efter bättre sätt att arbeta, att undvika stress och samtidigt få fler saker gjorda.
Arbetet ledde fram till Workhack som är en enkel guide till hur du kan skapa bättre struktur, minska stress och samtidigt må bättre på jobbet. Nedan delar Altitude Meetings med sig av några grundläggande tips för en mer organiserad arbetsdag.
1. Den viktiga grundprincipen
En tydlig struktur ger inte bara bättre överblick utan även kontroll över arbetsdagen. Var sak på rätt plats. Dela upp din arbetsinformation i olika kategorier:
- Kommunikation med kollegor, kunder och andra personer.
- Uppgifter som ska utföras - att-göra-lista.
- Möten som inte får glömmas bort.
- Referensmaterial som ska finnas lättillgänglig när vi behöver det.
Samla varje typ av information på rätt plats för att undvika att allt hamnar i din inkorg.
2. Identifiera dina inkorgar
Det är lätt att förlora överblicken när information från olika kanaler samlas på samma ställe. E-post, chattappar, sociala medier – alla är de inkorgar där viktig information kan hamna. Se till att sortera och hantera dessa så att din e-post verkligen blir just en inkorg, inte ett arkiv.
3. Ställ frågan som tömmer inkorgarna
För varje ny sak som landar i din inkorg, fråga dig: ”Vad är det här”?
- Om det är skräp: Radera direkt.
- Om det är en lättbesvarad fråga: Svara och arkivera sedan.
- Om det är en uppgift: Skriv på att-göra-listan och arkivera.
- Om det är ett möte: Lägg in i kalendern och arkivera.
- Om det är bakgrunds- eller referensmaterialmaterial: Spara i rätt mapp i datorn och akrivera
På det här sättet får du en lättare överblick över vad som finns i inkorgen, allt ligger där det hör hemma och du slipper hoppa runt bland alla inboxar för att få en samlad överblick.
4. Använd listor för bättre överblick
För att undvika överväldigande listor, dela upp dina uppgifter. En bra startpunkt är tre listor:
- Projektlista: För större, långsiktiga uppgifter.
- Uppgiftslista: Mindre, dagliga saker, exempelvis rutinsaker som utförs någon gång i veckan eller månaden.
- Dagslista: Specifika uppgifter för dagen.
Uppdelning hjälper dig att fokusera och prioritera.
5. Planera tid för uppgifter i kalendern
Lägg inte bara in möten i kalendern, utan planera även tid för att jobba med specifika uppgifter. Detta ger dig en tydlig överblick över när saker ska göras, inte bara vad som ska göras. Och samtidigt ett sätt att dels försäkra att allt som behöver göras får tid avsatt, dels undersöka om tiden kommer att räcka till eller inte.
