Så lyckas ni med aktivitetsbaserade kontor

Vissa trivs som fisken i vattnet när de surrar med bordsgrannen och hoppar mellan lounge, skrivbord och möten. Andra får stresspåslag över tanken på att leta efter ledig plats i ett sorlande kontorslandskap. För vem passar aktivitetsbaserade kontor? Är det för alla, eller passar det vissa verksamheter bättre? Vi reder ut frågetecknen.

I Castellums trendrapport Framtidens arbetsliv är det tydligt att aktivitetsbaserade kontor har dåligt rykte. Endast 7 procent uppger att de föredrar att arbeta så. Samtidigt visar undersökningen att de som redan arbetar aktivitetsbaserat är positivare än andra.

Castellums arbetsplatsstrateg Heléne Lidström menar att ryktet är oförtjänt:

”Vissa organisationer använder begreppet aktivitetsbaserat när de egentligen avser att dra ner på ytan, vilket inte behöver vara fel om målsättningen är att skära ned på kostnader. Men att låta de anställda slåss om lediga skrivbord är sällan ett framgångsrikt recept”.  

Definitionen av aktivitetsbaserade kontor är att man inte har fasta platser utan medarbetarna väljer i stället plats efter arbetsuppgift, behov och preferens. Det är dessa olika platser, eller zoner, som är skillnaden mot ett vanligt öppet kontorslandskap.

”Att vi anpassar kontoret utifrån våra behov är viktigt när man arbetar aktivitetsbaserat, det kan till exempel innebära olika typer av zoner, fokusrum och projektarbetsplatser".

 

Castellum har genom åren färdigställt många aktivitetsbaserade kontor, inte minst det egna huvudkontoret i Värtahamnen. Här har vi skapat ett kontor på 1 400 kvm som har plats för spontana möten i flera olika lounger, utrymmen för koncentrationskrävande arbete, ett ljusenergirum och yogasal.

Enligt Heléne ger ett öppet kontorslandskap stöd till samarbete men är inte lika bra för koncentrerat och individuellt arbete.

"Aktivitetsbaserat är inte bara hur vi utformar kontoret, utan även ett arbetssätt. Det passar moderna verksamheter inom tjänstesektorn där man på kontoret tillsammans löser problem samtidigt som det behövs utrymme för koncentrerat arbete och digitala möten".

”Jag brukar prata om flexibelt med hög variation, eller flexibelt med låg variation. Det första är samma sak som aktivitetsbaserat och är bra om målet är att skapa förutsättningar för både stödja individuellt arbete och samarbete samtidigt som vi optimerar våra ytor. Vill vi dra ned på arbetsplatser för att spara yta så är flexibelt med låg variation en bra lösning. Men då ska man vara tydlig till medarbetarna att det är målet”.

 

Loungeyta på huvudkontoret i Värtahamnen, Stockholm. 

Men vad är det för fel på det gamla klassiska cellkontoret där du kan jobba i lugn och ro?

"Det är inget fel med cellkontor. För vissa verksamheter kan det vara en bra lösning. Det som är framgångsrikt är att göra hemläxan och svara på frågan: vilka typ av aktiviteter utför vi och vilka miljöer vill vi utföra dessa i? När jag är ute och träffar olika organisationer får dom alltid till uppgift att börja kartlägga och analysera behoven. Behoven ligger till grund för vilken lösning vi väljer. Behoven kan se olika ut för olika individer och grupper i samma organisation, därför ser vi inte sällan idag att man tar fram en mix av flexibla och fasta platser”.

Trivs en introvert medarbetare lika bra som en extrovert på en aktivitetsbaserad arbetsplats?

"Om det är utformat på rätt sätt. En genomsnittlig organisation behöver olika typer av personligheter och en bra aktivitetsbaserad arbetsplats är utformad så att en introvert person kan hitta sina favoritplatser för att fylla på med energi och hitta fokus".

 

Yoga- och träningsrum. 

 

3 perspektiv innan din organisation väljer kontorsmiljö

1. Ledningen måste sätta en riktning och svara på frågorna: varför ska vi ha ett kontor, vilken funktion fyller kontoret och vad ska kontoret bidra med?
2. Nulägesanalys. Identifiera behoven, vilka arbetsuppgifter och aktiviteter utför vi och hur väl stödjer kontoret dessa aktiviteter och preferenser idag
3. Fokus på hälsa och välmående. Hur kan vi utforma en plats som är bra för både kropp och knopp? Utgå från ”tallriksmodellen för hjärnan” som innebär att vi behöver utforma platser som uppmuntrar till fokus, rörelse, reflektion, umgänge, lek och kreativitet, avkoppling och sömn. Fundera på vilka miljöer som stödjer dessa aktiviteter. Vi vet att om vi mår bra så skapar det förutsättningar för prestation och effektivitet. 

 

 

När passar de olika kontorsmiljöerna?

Här nedanför följer några generaliseringar över när en viss form av kontorsmiljö är att föredra. Men kom ihåg att verkligheten är komplicerad och att det även finns hybrider mellan dessa. 

Eget eller delat rum

• Sekretess: Egna eller delade rum kan vara lämpligt för uppgifter som kräver sekretess, som juridiskt arbete eller arbete med känslig information.
• Minskad störning och koncentration: Med färre kollegor i närmiljön minskar risken för avbrott och störningar, vilket främjar djup koncentration och fokus.
• Anpassningsbarhet: Egna eller delade rum kan anpassas efter individuella behov och arbetsstilar, vilket kan öka produktiviteten.

Öppet landskap

• Samarbete och kommunikation: Öppna landskap främjar naturligt samarbete och interaktion mellan medarbetare, vilket kan öka kreativitet och informationsdelning.
• Kostnadseffektivitet: Öppna landskap kan vara kostnadseffektiva eftersom de utnyttjar utrymmet mer effektivt än cellkontor.
• Flexibilitet: Möbleringen och utformningen av öppna landskap kan enkelt justeras för att möta förändrade behov och arbetssätt.

Aktivitetsbaserat kontor

• Flexibilitet: Aktivitetsbaserade kontor erbjuder olika arbetsmiljöer som är anpassade för olika arbetsuppgifter, vilket främjar flexibilitet och produktivitet.
• Samarbete och kreativitet: De olika zonerna och möjligheten att byta arbetsplatser under dagen kan uppmuntra samarbete och kreativitet.
• Effektiv resursanvändning: Aktivitetsbaserade kontor kan minska onödig användning av utrymme och resurser, vilket kan vara kostnadseffektivt och miljövänligt.