Många arbetsplatser har i dag gått över till hybridarbete, det vill säga att vi växlar mellan kontoret och distans. Det leder till att nyanställda inte träffar sina kollegor lika ofta som tidigare. Så hur kommer man in i sitt nya arbete när kollegorna inte sitter bredvid? Svaret är en väl fungerande onboardingprocess!
Vi är många som har börjat på nytt jobb efter pandemiåret 2020 som kan vittna om att det är svårt att komma in i arbetet när kollegorna jobbar hemifrån.
–Under pandemin gjordes mätningar där man kunde konstatera att 42 procent av nyanställda övervägde att säga upp sig. Att känna sig välkomnad och inkluderad i en ny organisation och kultur är superviktigt den första tiden för att komma in i rollen och i organisationen, säger Castellums arbetsplatsstrateg Heléne Lidström och fortsätter.
–Med mer distansarbete ser vi att introduktionen av nya medarbetare blir än viktigare. En bra introduktion ger den anställde möjlighet att bidra redan från start och att snabbt komma in i rollen och bli en del av det sociala sammanhanget på arbetsplatsen.
En bra introduktion handlar om flera delar. Allt ifrån att komma igång med digitala hjälpmedel och nya system, till att förstå företagets värderingar och bli en del av gemenskapen.
–En väl fungerande on-boarding bygger i grunden på att planera, avsätta tid, ha tydliga riktlinjer och följa upp med en tydlig tidplan.
När Heléne jobbade på Microsoft hade de en överenskommelse att alla i teamet skulle vara på plats på kontoret första månaden för att den nya medarbetaren ska få en möjlighet att lära känna sina nya kollegor.
–Det är ett sätt för att få den nyanställda att komma in i arbetet. Det handlar om att personen ska känna sig hemma i organisationen och förstå sin del i helheten, för att i slutändan kunna generera resultat. Det är en klok investering som betalar sig. Det är dessutom en viktig arbetsmiljöfråga.
Men går det att göra en onboarding när medarbetare oftast sitter hemma?
–Det går men ställer ännu högre krav på att det avsätts tid och tanke på processen. Men jag vill tillägga att det finns ett stort värde i att ses, speciellt när man inte känner varandra. Det finns en risk när man arbetar på distans att man upplever en distans till företaget som kan leda till minskad lojalitet.
8 tips för en lyckad onboarding
1. Börja med introduktionen i god tid
–Ha gärna kontakt med personen även innan han eller hon är på plats. Dela till exempel presentationer, årsberättelse/årsredovisning, tipsa om annat läsvärt och ge den nya medarbetaren möjlighet att själv botanisera och lära sig om företaget.
2. Lägg upp en plan
–Det tar tid att lära sig en ny företagskultur och nya arbetssätt. För att lära känna organisationens olika faser bör introduktionsplanen sträcka sig över en längre tid.
3. Ordna med praktikaliteter
–Säkerställ att sakerna finns på plats, t.ex. telefon, dator, mejladress och liknande. Glöm inte att inkludera personen i olika digitala grupper och forum.
4. Utse en fadder/mentor
–För att avlasta chefen kan det vara klokt att utse en fadder som den anställde kan vända sig till under den första tiden.
5. Huset funktionalitet
–Planera in en tid för en rundvandring i huset och förklara hur huset och dess olika miljöer fungerar, till exempel mötesbokning, matsal, mottagande av besök, parkering, privat förvaring och så vidare.
6. Den digitala verktygslådan
–Avsätt tid för en genomgång av de digitala verktygen och hur och när de är mest och bäst lämpade att användas.
7. Genomgång av förväntningar och övergripande förhållningssätt
–Gå igenom de övergripande spelreglerna och gå även igenom hur ni i det närmaste teamet arbetar.
8. Uppmärksamma den nyanställda
–Fundera på sätt att välkomna en ny medarbetare. Använd till exempel digitala skärmar med en hälsning
