Under lanseringen av årets trendrapport Framtidens arbetsliv fick vi in rekordmånga tittarfrågor! Alla hann inte besvaras under sändningen, men vår arbetsplatsstrateg Heléne Lidström tog sig tid att gå igenom dem efteråt – och här är hennes svar.
Hur får vi en mer hållbar arbetsmiljö med mindre sjukskrivning på grund av stress?
– Jag brukar prata om sju framgångsnycklar för att skapa arbetsplatser att längta till. Faktum är att tre av dessa nycklar handlar om att skapa en hållbar arbetsmiljö som kan bidra till medarbetarnas välmående, trivsel, motivation och inte minst både det fysiska och psykiska välmåendet. Här är de tre nycklarna:
Funktionalitet: Funktionalitet handlar om att skapa en arbetsmiljö som stödjer medarbetarnas dagliga arbetsuppgifter och personliga preferenser. Det innebär att utforma arbetsytor som är ergonomiska, har rätt tekniska lösningar och en hög variation som möter behovet av både individuellt arbete och samarbete.
Hälsa och välmående: Att främja hälsa och välmående på arbetsplatsen är avgörande för att skapa en hållbar och produktiv arbetsmiljö där medarbetarna trivs och mår bra. Det kan vi tex göra genom att skapa miljöer som uppmuntrar till fokuserat arbete, samverkan, umgänge, reflektion, vila, återhämtning, rörelse, lek och kreativitet. Det kan inkludera allt från ergonomiska möbler och bra luftkvalitet men också olika typer av fysiska miljöer och initiativ som främjar den fysiska och psykiska hälsan.
Neurodesign och biofili: Neurodesign kombinerar hjärnforskning med designprinciper för att skapa miljöer som är bra för både trivsel, välmående och prestation. Biofili innebär att integrera naturen i arbetsmiljön, detta kan vi göra till exempel genom växter, naturmaterial och färger hämtade från naturen. Men också genom dagsljus och ljud som tex fågelkvitter. Forskningen är tydlig med denna typ av element kan vi minska stress, öka kreativiteten och förbättra den allmänna trivseln på arbetsplatsen. Finns möjlighet kan vi även i högre utsträckning ta ut kontoret i naturen genom att erbjuda arbetsplatser och mötesplatser utomhus.
Vilka är avgörande faktorer för att fler ska vilja vara på kontoret?
– Det finns såklart många faktorer, men i rapporten ser vi att de största fördelarna med att arbeta på kontoret, jämfört med distans, är att träffa kollegorna och spontana avstämningar. Det viktigaste blir därför att befolka våra kontor med människor, om vi har tomma kontor kommer vi inte vilja ta oss till kontoret.
Utfallet visar att chefer är överrepresenterade i att "gilla" kontoret. Det underlättar ju att ha gruppen samlad. Men är det framtidens arbetssätt? Hur motiverar vi chefer att hitta nya arbetssätt?
– Det stämmer att chefer är mer positiva till kontoret. Bland annat tycker de att kontoret är viktigare för företagskulturen, att de värderar kontorsmiljön högre och att de tycker att kontoret är viktigare för ett bra ledarskap. Men samtidigt är det såklart viktigt att chefer anpassar sig till ett alltmer digitaliserat arbetsliv, och utbildar sig i digitala verktyg och hittar nya sätt att leda, inspirera och bygga kultur.
Hur påverkas effektiviteten hos medarbetare i öppet landskap vs. kontor med egna rum? Arbetsron blir ju långt ifrån densamma...
– Jag skulle säga att det beror helt och hållet på vad som menas med “effektivitet”. För vissa verksamheter är det kritiskt att man snabbt kan stämma av saker med sina kollegor, och då kan öppna lösningar fungera bra. Om vi däremot har arbetsuppgifter som kräver djup koncentration så behövs det ytor som möter det behovet. Så har man ett öppet kontorslandskap är det toppen att komplettera med till exempel mindre arbetsrum som kan nyttjas då man behöver arbetsro och en miljö utan distraktioner.
Kan man se någon korrelation mellan de som tycker det är svårt att koncentrera sig på kontoret och hur de sitter idag (eget/delat rum, öppet landskap, flexibelt)?
– Ja, det framgår i rapporten att de som sitter i eget eller delat rum inte ser lika stora brister när det gäller individuellt arbete.
Fysisk aktivitet på kontoret. Vad värderas högst? Pingisbord, gym i byggnaden och så vidare. Eller är det gemensamma aktiviteter som anordnas av arbetsgivare så som gruppträning och padel?
– I årets rapport undersöker vi inte det specifikt, men vi har sett i tidigare rapporter att 49 procent anger att friskvårdsaktiviteter gör kontoret mer attraktivt att jobba på, jämfört med 43 procent som anger att gym i fastigheten gör kontoret mer attraktivt. Vidare uppger 36 procent “massage, och 33 procent “omklädningsrum med dusch”.
Finns det någon statistik kring ökning/minskning av ansökande vid rekrytering där hybrid erbjuds eller ej?
– Intressant fråga, men det är dessvärre ingenting jag känner till. Med tanke på att hela 83 procent anser att möjligheten till distansarbete är en avgörande eller delvis avgörande faktor vid val av arbetsgivare så skulle jag vilja våga mig på att gissa att det bidrar till ökade möjligheter att attrahera nya talanger.
Finns det någon evidens kring individens prestation vid hemarbete vs. arbete på kontoret - mer än bra upplevelse?
– I vår rapport undersöker vi bara kontorsarbetarnas upplevelse, och jag kommer inte på någon studie som tittar närmare på detta.
Enligt undersökningen vill kvinnor i familjebildande åldrar jobba mer hemifrån. Hur påverkar det jämställdheten? Är inte det en fälla för jämställdheten?
– Utöver vår enkät finns det forskning som visar att kvinnor i familjebildande åldrar i högre utsträckning uppskattar att kunna arbeta hemifrån för att bättre kunna hantera hushållsarbete och omsorgsansvar vilket kan ha både positiva och negativa effekter på jämställdheten.
– Hemarbete kan ge kvinnor större flexibilitet att balansera arbete och familjeansvar, vilket kan minska stress och förbättra livskvaliteten. Att arbeta hemifrån minskar även pendlingstiden, vilket ger mer tid för familj och hushållssysslor.
– Men hemarbete kan även leda till att kvinnor tar på sig mer av det obetalda hushållsarbetet. Kvinnor som arbetar hemifrån kan missa möjligheter till nätverkande och synlighet på arbetsplatsen, vilket kan påverka deras karriärutveckling negativt.
Har kvinnors värdering av distansarbete med hushållsarbete att göra?
– Det framkommer i rapporten att distansarbete är viktigare för kvinnor, kontorsarbetare under 34 år, men även för vd:ar och högre chefer. Det är inte en dum gissning att hushållsarbete kan påverka könsskillnaderna, men det är inget jag kan styrka med vår data.
Ålder verkar påverka önskemål och vilken typ av rum man vill ha. Har ni undersökt hur detta hör ihop med vilka arbetsuppgifter man har?
– Det är ingenting vi undersöker i rapporten, men vi tar med oss idén till när vi utvecklar nästa års frågebatteri.
Finns det forskning som visar på kopplingen närvaro på kontoret och karriärsutveckling? Belönas medarbetare som träffar chefen ofta?
– Det är ingenting som vi specifikt utvärderar i vår enkät, men det finns forskning som visar att närvaro på kontoret kan ha en positiv inverkan på karriärutveckling genom ökad synlighet, nätverkande och tillgång till stöd.
– Forskning från Stanford University visar att anställda som är fysiskt närvarande på kontoret har större möjlighet att nätverka och synas, vilket kan leda till fler karriärmöjligheter. Att vara på plats gör det lättare att bygga relationer med kollegor och chefer, vilket kan vara avgörande för karriärutveckling.
– En studie från KTH visar att låg kontorsnärvaro kan påverka nyanställda och unga medarbetare negativt, eftersom de kan missa värdefullt stöd och mentorskap från mer erfarna kollegor
– En undersökning från Workhuman och Gallup visar att återkoppling och uppmuntran höjer motivationen och minskar benägenheten att byta jobb. Medarbetare som ofta träffar sina chefer och får bekräftelse och uppskattning är mer benägna att stanna kvar och utvecklas inom företaget.
Man pratar om att "vi” mår bra av att vara på kontoret. Detta är kanske inte för alla, "alla" mår kanske inte bäst av att sitta i ett öppet landskap hela dagarna. Jag tänker på NPF-funktioner med mera.
– För vissa kan det öppna kontorslandskapet vara en stimulerande miljö som främjar samarbete och kommunikation, medan det för andra kan vara en källa till distraktion och stress. För personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar (NPF) som ADHD, autism eller dyselexi, kan öppna kontorslandskap vara särskilt utmanande. Dessa individer kan ha svårt att koncentrera sig i en miljö med mycket ljud och rörelse, därför är det viktigt att anpassa arbetsplatsen för att möta även deras specifika behov. Vi vet att en arbetsmiljö som möter våra generella och specifika behov är viktiga inte bara utifrån trivsel, utan även utifrån välmående och produktivitet.
– Några anpassningar som kan hjälpa är att skapa möjlighet att välja arbetsplats beroende på uppgift där det till exempel finns områden där medarbetare kan arbeta helt ostört.
Hur går det ihop att vi (1) vill jobba mer på kontoret på grund av att vi vill träffa kollegorna och (2) vi vill sitta på eget kontor?
– Det är en helt riktig observation! Vi ser att det främsta skälet att vi vill oss till kontoret är kollegorna. Många medarbetare uppskattar att vara på kontoret för att kunna träffa sina kollegor och upprätthålla sociala relationer
– Samtidigt finns det en stark önskan om att ha cellkontor, Jag tror att det är så enkelt att det handlar om våra grundläggande behov av att kombinera sociala interaktioner med möjligheten att arbeta ostört. Många värdesätter den dagliga interaktionen med kollegor, vilket bidrar till en känsla av gemenskap och tillhörighet, samtidigt som många upplever att den största utmaningen på kontoret är att arbeta ostört. Det egna kontorets fördelar är ju just att det erbjuder möjligheten att arbeta ostört och fokuserat,
– Så en viktig uppgift för många organisationer är att kombinera sociala interaktioner med möjligheten att arbeta ostört, som inte nödvändigtvis innebär att vi går tillbaka till cellkontor.
Man kan också vara en extrovert introvert!
– Jag rekommenderar att lyssna på vårt webinar från när vi släppte 2023 års rapport. Då medverkar Linus Jonkman som pratar om hur personlighetsdrag påverkar vår syn på flexibilitet, välmående och kontoret.
Samtalen hamnar så ofta i kontor vs. hemmaarbete. Det handlar inte om att vara på kontor eller hemma, utan om att kunna vara "remote". Att ha en frihet att välja plats för arbete.
– Det är en bra poäng. Diskussionen om arbetsplatsen handlar ofta om kontor kontra hemarbete, men det handlar ju så klart om att ha flexibiliteten att arbeta var som helst. Oavsett om man arbetar hemma eller på någon annan plats så tror jag att den stora frågan är hur vi uppnår den rätta balansen mellan distans- och kontorsarbete för att bäst utnyttja fördelarna med båda. Och framför allt, hur kommunicerar vi hur vi ser på distansarbete och vårt varför kring att arbeta på kontoret, i organisationen. Det finns inte ett facit, alla organisationer behöver göra sin hemläxa och komma fram till den bästa lösning för sin verksamhet.
Finns det kopplingar mellan effektivitet/lönsamhet till nöjdhet med sitt kontor?
– Vi gör inte just den nedbrytningen i årets rapport, men det är en intressant vinkel som vi tar med oss till nästa år. Men det finns studier som visar att en trivsam och stödjande arbetsmiljö på kontoret kan ha en betydande inverkan på både medarbetarnas effektivitet och företagets lönsamhet.
Eget eller delat rum, är väldigt stor skillnad. Går det att bryta ut i er rapport hur många som anser man vill ha delat rum eller eget rum? Delat rum är mer likt kontorslandskap anser jag.
– Det går tyvärr inte att bryta på det i rapporten, och vi har inte velat ändra frågan då det påverkar jämförelsen bakåt. Vi ställde däremot frågan på Linkedin för några veckor sedan och då svarade 53 procent att de vill sitta i eget rum och endast 14 procent vill sitta i ett “mindre delat rum”. Vidare svarade 17 procent “kontorslandskap (egen plats) och 16 procent “aktivitetsbaserad arbetsplats”.
Om arbetstagare önskar eget skrivbord/eget rum varför envisas arbetsgivare med aktivitetsbaserade arbetsplatser?
– Det är en mycket bra fråga. Arbetsgivare väljer ofta att utforma aktivitetsbaserade arbetsplatser av flera skäl, några av dessa är att få till ett bättre samarbete över avdelningsgränser, att bättre möta medarbetares behov av en varierad arbetsmiljö, att optimera och effektivisera lokalerna.
– Om vi utformar aktivitetsbaserade arbetsplatser utifrån verksamhetens behov så är de designade för att stödja olika typer av arbetsuppgifter. Medarbetarna kan välja den miljö som bäst passar deras behov för stunden, vilket kan öka produktiviteten och kreativiteten och det främjar även samarbete och interaktion mellan medarbetare, vilket kan leda till bättre idéutbyte och innovation
– Aktivitetsbaserade arbetsplatser kan även bidra till en mer hållbar användning av lokalerna genom att vi anpassar ytorna utifrån våra behov snarare än att alla ska ha sitt eget skrivbord.
– Jag tror dock att vi kommer att se fler hybrida kontorslöningar i framtiden, det vill säga en kombination av aktivitetsbaserade arbetsplatser och egna skrivbord eller rum. I en organsiation kan vi ha olika behov och preferenser. Och det är det som ska styra lösningen.
Hur är dataunderlaget, storstad-småstad-landsbyggd?
– Vi kollar på det när vi går igenom resultatet, men det har inte genererat så många insikter i år. Det enda vi nämner i rapporten är att det framgår att kontoret i en storstad spelar en viktigare roll för både fysisk och psykisk hälsa.
Varför värderar kvinnor distansarbete högre?
– En teori är att det beror på att kvinnor tar ett större ansvar för hushållet, och att det således underlättar livspusslet i större utsträckning.
Varför har vi inte fler enskilda kontor om över hälften vill ha det?
– Det finns flera skäl till att vi enskilda kontor inte är vanligare:
Kostnadseffektivitet: Öppna kontorslandskap kräver mindre yta per medarbetare
Flexibilitet: Öppna kontorslandskap gör det lättare att anpassa arbetsmiljön efter företagets behov och tillväxt. Det är enklare att omorganisera och skapa nya arbetsplatser utan att behöva bygga om.
Hållbarhet: Med en generellt lägre närvaro som pandemin har fört med sig är det i de flesta fall inte försvarbart vare sig ekonomiskt, socialt eller miljömössigt att utforma kontor med en massa kontorsrum som med stor sannolikhet kommer att stå tomma under arbetsdagen då de flesta arbetar på många olika platser även när vi är på kontoret.
Social interaktion: Öppna kontorslandskap främjar kommunikation och samarbete mellan medarbetare. Det kan vara lättare att snabbt ställa frågor och dela information, vilket bland annat underlättar kunskapsöverföringen.
Design och estetik: Många moderna kontor är designade för att vara öppna och luftiga, vilket kan skapa en mer trivsam och inspirerande arbetsmiljö.
– Trots dessa fördelar ser vi att de som arbetar i öppna kontorslandskap kan uppleva att det är svårt att få arbetsro i dessa miljöer på grund av distraktioner vilket och kan vara utmanande för fokus och koncentration. Av den anledningen tror jag att många skulle önska ett eget rum för att helt enkelt kunna fokusera på sina arbetsuppgifter.
Finns det någon evidens kring arbetets resultat att medarbetarna arbetar hemifrån eller på kontoret?
– Det finns många studier som visar att både hemarbete och kontorsarbete har sina för- och nackdelar, och att den optimala arbetsmiljön kan variera beroende på individuella behov och arbetsuppgifter.
Vad i årets rapport överraskade mest?
– Det finns massa saker som sticker ut, men en rolig sak är att chefer uppskattar kontoret mer än andra när det gäller att bygga kultur, ledarskap och vikten av en bra kontorsmiljö. Men samtidigt tycker de att möjligheten till distansarbete är viktigare än andra när de själva väljer arbetsgivare.
Fler och fler arbetsplatser kräver att man är på plats, hur hänger det ihop med rapporten?
– Vi ser i rapporten att fler organisationer inför gemensamma riktlinjer för distansarbete, och att fler medarbetare är positiva till obligatorisk närvaro på kontoret.
– Det finns flera skäl till varför arbetsgivare i allt högre utsträckning kräver en högre närvaro på kontoret trots att medarbetare uppskattar flexibiliteten:
– Många arbetsgivare anser att fysisk närvaro på kontoret främjar en starkare organisationskultur och underlättar samarbete mellan medarbetare.
– Att vara på plats kan bidra till spontana möten och idéutbyten som är svårare att få till vid distansarbete. Det kan vara lättare att följa upp arbetsuppgifter och ge direkt feedback.
– Vissa arbetsgivare är oroade över de negativa hälsoeffekterna av långvarigt distansarbete, såsom social isolering och otydliga gränser mellan arbete och fritid och att vara på kontoret kan bidra till en mer strukturerad arbetsdag och bättre arbetsmiljö.
Lokalen i all ära, men det vore också intressant med mera fakta kring chefens/ledningens agerande i olika frågor och ärenden. Fast det är ju inte lokalrelaterat såklart.
– Tack för din fråga. Vi kanske kan undersöka ledarskapet mer i nästa års rapport.
Sätter en arbetsgivare något önskemål på hur många dagar per vecka man bör vara på kontoret?
– I rapporten ställer vi frågan om ens arbetsplats har riktlinjer för distansarbete. 30 procent svarar att alla har samma riktlinjer, 29 procent uppger att varje avdelning/grupp avgör och 18 procent bestämmer själva.
Nämn en grej som skulle finnas på ditt absoluta drömkontor?
– Precis som för övriga svenskar tycker jag att gott kaffe är superviktigt! Men även såklart att kollegorna är på kontoret – det är viktigt för både mitt sociala liv och för att utföra mina arbetsuppgifter på ett bra sätt.
Det känns som att ledarskapet måste bli väldigt tydligt med tydlig mötesstruktur som når ut till medarbetare gällande hybrid, remote, distans och på plats. Hur kan vi tänka för att skapa tydlighet?
– Som chef måste man vara tydlig med vad som gäller kring flexibilitet, och för chefen underlättar det ju såklart om det finns en tydlig policy som ledningsgruppen står bakom. Sen handlar det även om att skapa förutsättningar för att möta medarbetarnas behov - både på kontoret och digitalt.
Kanske inte en fråga, men de som är extroverta behöver också kunna fokusera så rum för att göra sitt jobb är viktigt.
– Jag håller helt och hållet med dig. En arbetsplats behöver en hög variation av olika typer av arbetsplatser och mötesplatser för att möte de olika behov vi har under en arbetsdag. Och just miljöer för koncentrerat arbete råder det tyvärr en brist på idag på våra svenska kontor.
De som vill ha eget rum, är det för att det inte finns tillräckligt med rum för att jobba med individuellt arbete?
– Det är min erfarenhet. Många arbetsplatser stödjer idag samarbete, men man har missat att möta behovet av koncentrerat arbete.
Tycker inte det är solklart att vi fokuserar bäst i stängda rum. Vi är alla olika. Vissa blir tokiga att det är helt tyst...
– Jag håller med, och det är därför arbetsplatsen måste möta medarbetarnas olika behov och preferenser.
Hur tar man fram en arbetsplatsstrategi? Hur mycket tid och resurser behövs för att ta fram en arbetsplatsstrategi om man vill ändra en befintlig arbetsplats?
– Vi har massor av information om detta på vår webbplats, men tre tips för att lyckas är att ha tydlig strategisk riktning, göra en noggrann behovskartläggning och en grundlig omvärldsanalys. För att lyckas måste man avsätta tid och resurser och förstå att det är en fråga för ledningen.
Hur tror ni att omvärlden med mycket oroligheter i världen spelar in i viljan att vara på kontoret?
– Jag är övertygad om att kontoret spelar en ännu viktigare roll i tider av oroligheter som vi just nu upplever i mvärlden. Och jag tror att det också bidrar till en önskan om att vilja vara på kontoret i högre utsträckning, i tider av osäkerhet blir det sociala stödet från kollegor extra viktigt. Att vara på kontoret ger möjlighet till interaktion och stöd från kollegor, vilket kan bidra till att minska stress och oro. Men också känslan att vara en del av ett sammanhang. Att gå till kontoret kan ge en känsla av struktur och normalitet i en annars osäker värld. Rutiner och en trygg arbetsmiljö kan hjälpa medarbetare att fokusera och känna sig mer motiverade och produktiva än när de arbetar på distans.
Hur kan arbetsgivare främja välmående på kontoret?
– På flera olika sätt. Vi ser i rapporten att alltfler arbetsplatser uppmuntrar till rörelse och fysisk aktivitet. Forskningen visar även att naturliga inslag i kontorsmiljöer bidrar positivt till välmående, till exempel växtlighet och naturmaterial. Sen är det såklart viktigt att kontoret möter medarbetarnas behov så att de kan utföra sitt arbete på ett bra sätt. Mer information här:
Hälsa och välmående: Att främja hälsa och välmående på arbetsplatsen är avgörande för att skapa en hållbar och produktiv arbetsmiljö där medarbetarna trivs och mår bra. Det kan vi till exempel göra genom att skapa miljöer som uppmuntrar till fokuserat arbete, samverkan, umgänge, reflektion, vila, återhämtning, rörelse, lek och kreativitet. Det kan inkludera allt från ergonomiska möbler och bra luftkvalitet men också olika typer av fysiska miljöer och initiativ som främjar den fysiska och psykiska hälsan.
Neurodesign och biofili: Neurodesign kombinerar hjärnforskning med designprinciper för att skapa miljöer som är bra för både trivsel, välmående och prestation. Biofili innebär att integrera naturen i arbetsmiljön, detta kan vi göra till exempel genom växter, naturmaterial och färger hämtade från naturen. Men också genom dagsljus och ljud som till exempel fågelkvitter. Forskningen är tydlig med denna typ av element kan vi minska stress, öka kreativiteten och förbättra den allmänna trivseln på arbetsplatsen. Finns möjlighet kan vi även i högre utsträckning ta ut kontoret i naturen genom att erbjuda arbetsplatser och mötesplatser utomhus.
Hur påverkar distansarbetet produktivitet, kultur och hälsa?
– Rapporten visar att majoriteten av kontorsarbetare upplever att distansarbete påverkar välmående och den egna produktiviteten positivt. När det gäller samarbete och introduktion av nya kollegor så är fler negativa. Var femte person tycker att distansarbete påverkar samarbetet med kollegorna negativt.
– Min erfarenhet är att många upplever att distansarbete ökar den individuella produktiviteten genom minskade distraktioner och ökad flexibilitet, samtidigt kan distansarbete minska teamens produktivitet och försämra den sociala dynamiken, vilket kan påverka samarbete och kunskapsöverföring och även minska känslan av gemenskap och spontan interaktion mellan kollegor
– Distansarbete kan ha både positiva och negativa effekter på den mentala hälsa, det kan minska stress genom ökad flexibilitet och bättre balans mellan arbete och privatliv, men det kan även leda till social isolering och känsla av ensamhet och utanförskap.
– Distansarbete kan också påverka fysisk hälsa genom att minska den dagliga fysiska aktiviteten som ofta sker naturligt på kontoret, såsom att gå till möten eller till lunchrestaurangen.
När gjordes undersökningen och till hur många har det skickats?
– Undersökningen gjordes i slutet av 2024, och det är hela 4 000 kontorsarbetare i Norden som har svarat. I den svenska rapporten fokuserar vi på de svenska respondenterna (2 000 personer), men vi har även ett kapitel som lyfter fram skillnader mellan svenskar, danskar och finländare.
