Vad krävs för att skapa en arbetsplats där medarbetare trivs och presterar? I denna artikelserie utforskar vi sju nycklar till en framgångsrik arbetsplats. Först ut: funktionalitet och hur man skapar en arbetsmiljö som möter medarbetarnas behov.
Hur utformar man en optimal arbetsplats? Är det genom öppna ytor – och i så fall, med eller utan fasta platser? Eller är enskilda kontorsrum, där medarbetarna kan arbeta fokuserat, den bästa lösningen?
Svaret är att det inte finns någon universallösning. Alla organisationer är olika, och för att skapa en framgångsrik arbetsplats måste vi utgå från medarbetarnas faktiska behov. Det kan ske genom enkäter, intervjuer eller workshops – metoder som gärna kompletteras med beläggningsmätningar för att visa hur kontorets ytor faktiskt används.
Anpassa arbetsplatsen efter varierande behov
I de flesta verksamheter finns flera olika behov som arbetsplatsen måste möta. Det handlar inte bara om att skapa utrymmen för fokus eller samarbete, utan även om ytor för spontana samtal, telefon- och videomöten, lunch, avkoppling, teknik, förvaring och mycket annat.
Att identifiera behoven är ofta den enklare delen av processen. Den stora utmaningen ligger i att dimensionera rätt – det vill säga att avgöra hur mycket utrymme som ska avsättas för olika typer av aktiviteter.
Här är det värdefullt att komplettera med faktiska mätningar. Medarbetare tenderar nämligen att överskatta eller underskatta hur mycket tid de lägger på vissa uppgifter, vilket kan göra enkätsvar och intervjuer missvisande om vi enbart utgår från dessa.
Beläggningsmätningar och data över hur kontoret används ger en tydligare bild av vilka ytor som verkligen behövs och hur de bör prioriteras. Exempelvis kan det visa sig att arbetsplatserna sällan är fullt belagda, vilket öppnar upp för en optimering som balanserar kostnadseffektivitet och medarbetarnas behov.
Vad säger forskningen?
Enligt Castellums årliga trendrapport Framtidens arbetsliv uppger ungefär var tredje medarbetare att de har svårt att arbeta fokuserat på kontoret utan att bli störda. Detta är en viktig insikt för arbetsgivare som vill skapa en produktiv arbetsmiljö och samtidigt uppmuntra medarbetarna att komma till kontoret.
Rapporten visar också att många föredrar arbetsmiljöer som erbjuder avskildhet. Mer än hälften av svenska kontorsarbetare skulle välja att arbeta i ett eget eller delat rum, medan endast 14 procent föredrar aktivitetsbaserade kontor där det egna skrivbordet saknas. Även om andelen är liten, har intresset för aktivitetsbaserade lösningar ökat under de senaste åren.
Trots skillnader i preferenser är medarbetare generellt sett relativt nöjda med sina nuvarande arbetsmiljöer. Detta kan förklaras av att vi ofta värdesätter det vi är vana vid och känner oss trygga med. Samtidigt innebär det att förändringar av arbetsmiljön behöver genomföras med omsorg för att minimera motstånd och säkerställa att alla känner sig inkluderade.
Slutsats: Funktionalitet som bas för framgång
Funktionalitet är grunden för en framgångsrik arbetsplats. En välfungerande arbetsmiljö måste anpassas efter organisationens och medarbetarnas behov – både nu och i framtiden. Det handlar om att förstå verksamhetens förutsättningar, skapa balans mellan olika typer av ytor och säkerställa att arbetsplatsen stödjer både individuellt arbete och samarbete.
I nästa del av denna artikelserie tar vi oss an en annan nyckel till framgång: flexibilitet – och hur arbetsplatser kan designas för att möta förändrade krav i ett föränderligt arbetsliv.
Följ Castellum på Linkedin och Instagram för att ta del av hur vi skapar framtidens arbetsplatser. På vår webbplats kan du läsa mer om vår rådgivning eller läsa våra artiklar om framtidens arbetsliv och vår verksamhet.
Arbetsplatsstrategens 3 bästa tips för en funktionell arbetsplats:
- Identifiera verksamhetens och medarbetarnas behov.
- Hämta inspiration från de sju nycklarna.
- Utvärdera och utveckla arbetsplatsen kontinuerligt.
Heléne Lidström, Castellums arbetsplatsstrateg
