Vadå arbetsplatsstrategi? Behövs det bara för att man ska flytta till nya lokaler? Det är väl bara att ta sitt pick och pack? För att landa optimala lokaler där allas (jo nästan) önskemål tas tillvara krävs en plan. Nu ska vi på Castellum i Örebro flytta till nytt kontor, häng med på resan steg för steg, by the book!
Vi på Castellum tror inte bara, vi vet att följer man vår process vid en flytt blir resultatet så mycket bättre. Den sträcker sig från det att man bestämmer sig för att flytta till att alla flyttlådor bärs in på nya adressen. Det handlar om att göra jobbet från grunden. Då blir slutresultatet så mycket bättre.
”En arbetsplats där alla trivs”
"Att följa de här stegen skapar en stor förståelse för medarbetarnas behov, man landar på en arbetsplats där alla trivs och längtar till och – inte minst – får lättare att attrahera nya talanger", förklarar Sofie Lundberg, projektutvecklare på Castellum och den som håller i trådarna när det gäller flytten till nya kontoret som kommer att bli högst upp i det höga huset i fastigheten Repslagaren 24.
Så hur går det till? Castellums metod för en lyckad flytt är en process på, enkelt förklarat, tio steg och man börjar med att se över hur företaget arbetar i dag.
De tre första stegen är de här:
- Arbetssätt
Steg 1 är en kartläggning av hur ni arbetar i dag. Det finns generellt tre olika typer av arbetssätt:
- Eget kontor vilket kräver stora lokaler
- Öppetkontorslandskap vilket antingen kan innebära personliga platser eller att man delar på platserna för ännu högre yteffektivitet (du behöver ju inget skrivbord när du exempelvis är på möte eller vabbar)
- Aktivitetsbaserat där det finns många olika typer av arbetsplatser anpassade för olika aktiviteter och där du väljer detsom passar bäst för stunden. Kanske kontorslandskapet för vanligt kontorsarbete, tyst landskap för koncentration eller loungen för att läsa e-post.
På Castellum arbetar vi aktivitetsbaserat idag och kommer göra det, även i de nya lokalerna. Vill ni kanske byta typ av arbetssätt? Se till att förankra det tidigt hos personalen och utbilda medarbetarna i vad det nya arbetssättet innebär.
- Vision
Hur ser er målbild ut? Vad inspirerar till ett nytt kontor? I steg 2 blickar vi mot målet, vad vi ser framför oss. Vi på Castellum flyttar eftersom en av våra hyresgäster ska expandera och kommer att hyra vårt nuvarande kontor. Och inför vår flytt har alla medarbetare fått svara på frågor i ett formulär. Det var frågor som: ”Om du får tänka fritt, vad skulle du önska till vårt nya kontor?” och ”Nämn tre saker som skulle inspirera dig till vårt nya kontor”.
"Det var viktigt för oss att förstå vad medarbetarna inspireras av. Svaren hjälper oss också i ett senare skede att backa hem och påminna oss om vad det var vi verkligen ville".
Vad vi landade i? Att det nya kontoret ska andas glädje, gemenskap, energi och stolthet.
- Nuläge
I steg 3 utvärderar ni nuläget. Vad fungerar bra i de nuvarande lokalerna? Vad ska ni ta med er till nästa kontor? Hur lever ert nuvarande kontor upp till era nya mål?
"Då kan vi utvärdera det nya kontoret på samma faktorer vilket blir en mer rättvis bild. Det är viktigt att fortsätta utvärdera kontoret över tid så att man kan förfina allt eftersom behoven kanske ändras".
"Och det här är faktiskt en stor utmaning för oss på Castellum i Örebro. Många stortrivs i de lokaler vi sitter i nu, vi har pressen på oss att göra något riktigt bra", berättar Sofie Lundberg.
Nästa steg = behoven
Efter att bockat av de tre första stegen väntar en behovsinventering. Vilka konkreta behov har vi? Här handlar det till exempel om fördelning mellan fokuserat arbete, möten, samarbete, teamsmöten och så vidare. Allt från teknik, hur du ska öppna dörren – med mobilen eller med nyckel, hur många små, medstora och stora rum som ska finnas, hur ska landskapen utformas vilka skärmar ni ska ha vid skrivborden och hur konferenstekniken ska se ut.
Hur vi tar fram en behovskarta? Mer om det i nästa nyhetsbrev!
Psst! Att ha en arbetsplatsstrategi är supersmart, vill du veta mer om Castellums strategi funkar? Läs mer här!
